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外包让会议更专业——专访中国贸促会国际联络部副部长韩梅青
更新时间:2011-06-07 10:47  作者:  点击次数:3243

会议产业化趋势的进一步显现,让更多的的人开始关注会议业,越来越多的城市和机构将举办会议作为拉动自身经济和提升影响力的重要途径。然而每一个行业的良性发展都离不开理性思考和分析,在会议业蓬勃发展的今天,其未来发展路径如何?对此,中国贸促会国际联络部副部长韩梅青给出了两个字的答案:专业。

从“做导游”到服务外包

谈起会议业的发展,韩梅青顿时打开了话匣子,从业20余年的他见证了会议接待从最初“连导游都要自己做”向整合资源、服务外包的专业化运作转变。

20年前,中国市场对商务旅游、奖励旅游的认识还非常有限。当时各国商务团队在会议之余需要商务旅游时,没有相应的旅游社可以提供这样的服务。“一些旅行社甚至感到奇怪,为什么这些团队同‘正常’旅行团组提的要求不同,总是提出一些诸如拜会、企业座谈之类的要求?”韩梅青回忆道,“当时举办一个会议,从始至终的每个环节都需要我们的工作人员来完成,这就要求这些人员要身兼数职,甚至还要充当‘导游’。”而在经济发展过程中,韩梅青所在的国际联络部的工作方式和思想也发生了巨大的转变,首先一点就是“工作人员不能再去做导游”。在招企业参会的做法上,韩梅青同样目睹了工作方式的巨大变化,从最初的发传真、接电话的低效工作到如今的充分利用贸促会事业单位、企业乃至社团的力量,服务外包为会议主办者节省了大量的时间和精力。

“在实践当中,会议产业还没有上升到‘产业’高度时,大家还没有提出会议服务外包的问题甚至很多人没有外包概念。但在实际操作中,服务外包已经成为现实。实践已经走到理论之前。”韩梅青总结道,“以我所在的国际联络部为例,部门的很多人员只是学英语的,不可能对会议涉及的方方面面都了解,将相应的服务外包是必然趋势,只不过是程度问题。专业化程度越来越高、分工越来越细将是未来会议市场发展的必然趋势。”

同时,韩梅青还认为,将会议业服务外包的发展趋势,不仅仅涉及政府和社会团体,各种会议公司也都面临着类似的优势整合问题。业务外包可以提高专业化程度,提高各种资源的使用效率,并降低成本。

采购创意更加专业

服务外包已经成为会议发展的必然趋势,更加细化和专业的公司成为当前会议发展的一大需要。韩梅青认为,在未来,越来越多的会议成本被用来购买那些“软”性创意以及专业服务。

“我们有个概念叫‘政府采购’,目前更多成本还是用于购买硬件,而在购买诸如会议创意、设计等软件购买方面,依然占较小的份额。但我想未来会议用于软件的支出比例将越来越多,那些不容易被估量价格的会议创意、设计价值将进一步体现。目前,很多国际会议显示的均为软实力,我们办会同样需要软实力的提升,会议是否能被与会者认可,是否受到社会欢迎,受到政府的赞赏,软实力建设不可或缺。”韩梅青说。

招募合适的发言人就是提升会议软实力的重要途径之一。韩梅青认为,作为会议的主办单位了解参加会议的听众想听什么?发言人和听众、主办者的关系互为因果,会议发言人选择的成功与否直接影响整个会议的效果,如果有专业的发言人公司出现,对会议的整体设计将产生强烈影响。很多在某些专业比较优秀的发言人是非常受公众欢迎的。这时很多会议的主办方都应该思考如何这些优秀的发言人吸引过来。”韩梅青说。同时,他又举了这样一个例子,一次会议主办方希望请中粮集团的负责人到会上发言。而该负责人的态度起初是拒绝的:“邀请我参加的会议太多了,真的没有时间。”而作为主办方的代表,韩梅青这样回答:“不是所有的会请你去,只有一件事需要您去办,作为工商界的思想领袖,在粮食安全问题上您最有发言权,仅请您就这一问题进行发言。”由于议题与该负责人的专业相符,激发了被邀请人的演讲热情,最终的演讲对会议产生很大震撼。“邀请发言人应基于对发言人的深刻理解,选好发言人,选好演讲内容对整个会议的成功与否都很重要。”韩梅青说。

借鉴国际经验

韩梅青告诉记者,他最近参加一个活动很生气。作为会议其中一个组织机构的成员,韩梅青特意提前20分钟到会,想通过会议同参会人士进行交流。结果到了会议现场之后,发现没有任何一个场地可供参会人士交流、聊天,在试图和距离我座位比较近的人说话交谈不久,会场又响起了“非常吵”的音乐,结果聊天泡汤。之后会议正式开始,开幕式和长篇累牍的讲话后,会议直接结束了。“此类会议一定没有专业会议公司参与,会议目的何在?这样的会议没必要开。”韩梅青说。

会议专业发展不但需要国内会议人士的思考,还需要借鉴国际经验。提及同国际会议产业的差距。会议议题的设计便是其中的重要方面。国内很多会议设定的主题没什么问题,做得都不错。但是围绕主题细化的分议题,围绕何种中心进行讨论,是目前国内会议比较欠缺的地方。我参加的国际会议,在参加每个分议题的讨论时,在正式讨论之前,都会有一小块综述时间,既指导会议发言人也指导会议听众。而国内常有这样的情况,针对分论坛会议的说明可能只有一句话甚至是几个词组,这样的描述说明就会引起无数人的兴趣,但实际一听却关系不大。很多国际会议不但对所有分论坛的议题有准确描述,而且这些分论坛制定的议题一定是会议主题的延展和深化,不会出现“风马牛不相及”的现象,针对性比较强,符合参会者的预期,也显得非常专业。

同时,韩梅青认为,会议评估也是我国会议应该借鉴的经验之一。“我参加过很多国际会议,在会后都会发给参会人员一份评估报告,一些问题设计得很到位,”韩梅青说,“专门的会议评估公司一方面,让花钱办会的人清楚会议反馈,了解会议被认可的程度,为下一次会议的举办提供借鉴,同时对会议出资人有所交代。另一方面,还可以指导会议未来的发展。”在中国,无论是政府、社会团体还是企业,对其办的会议或论坛进行中立、公正和可信的评估是很有必要的。而仅仅依靠媒体和主办单位自身对会议进行评估,就很难有说服力,这也是未来会议专业化发展的要求之一。而综观目前会议产业发展,韩梅青表示,要将“好钢用在刀刃上”,最好地配置资源,通过外包手段,将越来越多的社会资源调动起来,让专业的人做专业的事,不但可以提升会议专业化和市场化的程度,还可以节省时间、成本。

或许受文化影响,韩梅青告诉记者,国外很多会议的发言人之间有真正的沟通、交流,甚至是思想激烈的碰撞,但国内会议在这方面也有所欠缺。韩梅青曾经参加过一场40分钟的会议,从头听到尾,全场12次掌声。会议非常精彩,几个发言人在会上“吵”起来了,其中有政治家、商界领袖以及学术界的权威,他们的思路与众不同。而听众并没有陶醉于演讲者的独特思维,而是被不同业界人士巧妙的表达方式所深深折服。“这种场面在国内会议中是很难见到的。”韩梅青说。精彩的会议会让参会者觉得物有所值。此外,在国外会议发言前半个小时,会议主持人还会将会议发言人叫到一起,互相认识一下,而在开会之前,这些会议发言人也邮件互通很长一段时间,并且这种联系还一直延续到会后。“这样在台上交流时就不会有拘束的感觉,就像是在家里的小沙龙,就同一问题进行讨论。呈现给观众的也将是非常流畅的感觉。”

链接服务商

一场专业会议不仅需要有好的创意和设计,还需要会议产业链条上各个部分的有效沟通和配合。

韩梅青认为,会议欲取得专业的效果。就需要听取所处不同环节的服务商的意见,如餐饮供应商在会议中似乎常常处于不重要的位置,但实际上他们的意见对会议服务的专业化发展很有帮助。作为服务行业,餐饮业常常显得很客气,但用餐时的人数和位置搭配关系等看似很简单、很多承办者不是非常在意的事情,却往往决定着会议的成败。如果预期的不够准确,就会出现一些问题。曾经出现过这样的问题:在一次会议的晚宴前设有演讲环节,但由于会议承办方和餐饮服务方没有沟通好,在现场竟然没有麦克风,导致“现场到处找”。这就是承办方与餐饮服务商缺少沟通的记过。还有一次在晚宴后,20多辆大巴、500多人在晚宴后纷纷上车,但大巴司机却不知道要开往哪个酒店,最后每辆车安排好志愿者进行沟通。造成该现象的原因在于会议承办者认为“交通和我有什么关系”。而要想将会议做到专业化,就要最基本环节的顺畅。

好的会议创意还需要有效地实行,这就要求创意、设计不应仅仅是会务公司、公关公司的事情,专业的想法还需要同产业链的各个方面结合起来。如设计一个创意,还必须要考虑到会议场地的设备、条件,是否能支持创意的实行。这同样需要好的沟通。

韩梅青说:“从20年到现在,会议业已经发生了不可想象的变化。目前我最大的希望就是提高会议举办的效率,其中包括花钱的效率、花各种时间的效率等,而这必须建立在专业化的基础上。会议产业是和国际综合水平有关,整个中国的经济实力、社会水平不断提升,会议产业也将不断发展。在参会者越来越年轻的背景下,会议产业的专业化发展路径是我们必须认真思考的问题。”

 


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