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“桑迪”发飙 美商务会展“休假”
更新时间:2012-11-12 11:18  作者:  点击次数:3036

    飓风“桑迪”不仅吹乱了美国总统大选,或令美国会展业“休假”。

    据报道,10月29日开始,纽约1700所大中小学校停课,110万名学生留在家中躲避暴风雨。纽约联合国大楼总部10月29日暂时停止了所有国际会议。

    与此同时,部分来自中国的参展商也因回国途径纽约转机,而与飓风“桑迪”有了亲密接触。据报道,飓风“桑迪”不仅让美国东海岸铁路系统全面停运,也让世界上最繁忙的纽约三大机场“罢工”,影响波及全球。

    10月26日,结束了在美国奥兰多举办的2012年美国安全及劳保用品展览会(The 2012 NSC Congress & Expo,以下简称美国劳保展)的参展工作后,部分来自中国的参展商转道纽约。根据计划,一部分中国参展商于10月29日在纽约转机回国,而另一部分人员则从洛杉矶转机回国。

    令人没有想到的是,从洛杉矶转机的人已经回国倒了时差,而美国东海岸的飓风“桑迪”却令从纽约转机的人经历了一场噩梦。10月29日,由于受飓风“桑迪”的影响,美国纽约7600架次航班被取消。这直接导致了这部分中国参展商被迫滞留在纽约。

    在获悉参展商因飓风“桑迪”被迫滞留在纽约后,“新天会展”的微博留言:“展商和展会人员都不容易啊!纽约的航班都取消了,有几个客户从纽约转机,因此滞留。”

    因飓风“桑迪”被迫滞留纽约的还有来自中国的商务旅游团体,他们的安危牵动着旅行社每一位紧绷着的神经。

    紧急安排食宿

    “纽约机场都没有工作人员了,部分酒店也关门停业了。”10月30日,中国旅行社总社(北京)有限公司出境旅游总部美洲部一位不愿透露姓名的负责人告诉本报记者,按照行程计划,他们有一个10人的旅行团于10月29日从纽约乘机回京,没想到受到飓风“桑迪”的影响,已滞留在纽约。

    据这位负责人介绍,纽约已经断水断电,还好的是,10人组的旅行团都已经安排了住宿。如不发生更大的意外,11月1日,纽约机场开放后,这一10人团组将乘机回国。但截止记者发稿前,却未能与该负责人联络上,因此尚不清楚该旅行团是否已经回国。

    “新天会展”在微博上向记者介绍说:“虽然航班延误,但我们公司有专业的操作部门在跟进,服务于展商,所以不成问题。”

    据《新闻晨报》官方微博称,上海有14个团、172人在美国旅游,其中绝大多数旅游团都在美国西海岸和塞班、夏威夷等地,行程不受“桑迪”影响。此次行程受到飓风影响较大的是春秋国旅于10月23日出发的一个25人美国深度游团,该旅游团原定行程为16天,但可能因为飓风耽误掉4天的行程。

    由此一来,到境外参展商务会展活动,如何保护参会人员的人身安全,成为业界讨论的热点。近年来,随着会展业的逐步成熟,大型会展活动与突发事件的应对方案也收到各组织方的重视,尤其是涉及到境外商务活动,预案已成为整个项目不可或缺的部分。

    启动临时预案

    飓风“桑迪”令整个美国东部地区300万人断电,华盛顿、纽约和全美人口密度最大的新泽西州现在成了飓风重灾区。

    “康辉有几个商务团体正在美国参加活动,在飓风‘桑迪’到来之前,都已经在我们的建议与劝阻下及时调整了行程,避开了受‘桑迪’飓风影响惨烈的美国东海岸。”康辉国际商务会展(以下简称康辉会展)总经理陈伟介绍说。

    陈伟表示,应对风险的最高境界是预见并规避。

    据陈伟介绍,康辉会展有着完善的预警机制,根据政治、天气、社会、地质等各方面信息的汇总与评估,及时向重点客户及操作人员提供旅行目的地黄色、橙色及红色警示,尽量避免前往风险较大的国家或地区。

    如遇突发事件,康辉的工作人员会根据性质及严重程度,按照备案有序地进行处理。所有举措都必须以保护客户的安全及利益最大化为原则,兼顾保险、法规、成本、公关、时效等各个方面,并考虑到可执行性。

    陈伟强调说:“在处理过程中与客户及其他有关方面持续有效地沟通至关重要。”他认为,商务考察组织方应该以最大程度保护客户安全及利益作为决策原则,妥善及时地处理好突发事件。

    中青旅(北京)国际会议展览有限公司总裁袁浩告诉记者,由中青旅组织的在美商务团组活动因有提前预案,此次没有受太大影响。

    美市场受影响

    由于“史上最强”飓风“桑迪”的猛烈袭击,纽约这个世界上最繁忙的都市从10月28日晚开始猝然放慢脚步。

    “尽管飓风‘桑迪’已经过去了,但仍会令经历过这场飓风的人心有余悸。”陈伟表示,从经验来讲,受灾地区大型活动的取消一定会带来包括经济在内的很多负面影响。比如,活动场地及人员住宿取消的订金损失、交通票务的退票费用、器材资料及搭建装饰的浪费、产生滞留而造成的额外费用等。

    当然,如果在协议中有“不可控因素”相关的保护条款,或国家主管机构有明确的规定,可以减少部分损失。

    陈伟认为,即使美国政府及时救助,并奇迹般迅速恢复灾区正常秩序,但在以安全为重的商务客人心中依然会有阴影,从而暂时取消前往美国东部的计划。不仅如此,美国季节性频繁的自然灾害,会在某种程度上使客户在美国举办大型活动变得更加谨慎。

    陈伟介绍说,应对此类事件,康辉会在第一时间与客户方组成临时工作小组,24小时工作,根据客户需求、现实条件及相关规定及时采取有效措施,通过康辉采购资源及服务网络的优势,动用必要的关系,迅速解决参会人员在当地的安全、住宿、交通、饮食、通讯等基本问题。同时,还积极地与客户协商,在可控的成本内尽早抢占有限资源,安排人员安全返程。在整个过程中,与滞留客户的密切沟通与热心安抚至关重要。

    “如果因取消行程而产生的额外成本,我们会协助客户与各供应方积极协商,根据协议规定与国际惯例妥善解决。”陈伟表示。


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