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《罗伯特议事规则》与现代会议
更新时间:2020-01-06 09:47  作者:《会议》杂志社总编辑 王青道  点击次数:604

记得冯仑在他的一本书中说,虽然我们几个合伙人平时很熟悉,也经常开玩笑,但举办董事会的时候我们是特别严肃的,严格按照议程、规则进行,绝不马虎。当时看到这里的时候,只觉得冯仑先生企业管理很到位,该认真的时候不含糊,现在从会议管理的角度看,冯仑先生举办董事会的方法,与现代会议组织管理的规则是完全一致的。

如果一群人聚集在一起,或讨论一些问题,或决策一些事情,或传达一些指令,这就叫会议的话,那么会议的历史几乎可以追溯到人类社会最初产生的时候。在人类社会进入到现代之前的很长一段时间里,人们开会的方式与现在是不一样的。我们不妨把那个阶段举办的会议叫做“旧式会议”,而把现在的会议叫做“现代会议”。这两者的区别在哪里呢?人类社会开会的方式是什么时候由“旧式”升级到“现代”的呢?

中国古代政府当然也开会,不仅皇帝开“朝会”,各个行政部门、管理机构肯定也得经常把相关人员叫到一起“议事”。在这方面,西方和中国应该是大同小异。那个时候工商业不发达,现代意义上的企业和行业协会还没有出现,所以也就没有企业会议、协会会议。科学不发达,学术交流活动自然也就很难成体系。那时候的会议主要是与政府、宗教、教育等有关。虽然我们无法穿越到古代,深入到他们开会的现场,但根据对于当时政治、经济、文化等的发展情况推断,那时候的会议参与者之间很难做到平等相处,协商一致。那么“现代会议”的最大特点之一,就是参与者之间的相对平等,以及以此为基础而产生的一套协商机制。这很可能就是两类会议在组织方式方面的最大差别。

如果是皇帝、教皇、族长主持会议,还需要很多会议规则吗?当然不需要,如果需要一些,那也是用来约束参会者的。“现代会议”就不一样了,参与者之间是相对平等的,会议的结果需要通过协商的方式来达成。如果是在参与者相对平等的情况下,通过协商来实现会议目的,没有严格的会议程序和规定显然是不行的。因此,伴随着现代社会的到来,用以规定现代人开会方式的专门著作——《罗伯特议事规则》就应运而生了。这个时间是1876年。

在罗伯特看来,会议想要取得预期的效果,就必须得遵守一系列规则和程序,而非受制于某个人,不管这个人在会议之外拥有多大的权利。他说,一个严肃的机构,在开会的时候遵守秩序,是该机构良性运转的基本条件之一。翻译一下罗伯特的话就是,现代会议,敬畏的是规则,而不是某个人。

因此说,现代会议,是人类社会进步的一个象征。

西方国家的议会是最早拿现代会议当饭吃的机构,所以议会开会必须得遵守一系列严格的规则与程序,否则既不会有效率,也不会有很好的结果。各类公共机构,包括社团、俱乐部、教会、理事会、代表大会等,都应该根据自身的情况,制定出相关的会议规则。

罗伯特在他的书中,对于会议的程序、规则及参与者在会议中的角色扮演等,都做了详细的界定和说明。虽然时间已经过去一百多年了,可从该书的内容看,这些规则对于我们现在举办会议仍然有很好的参考价值。

相对于西方国家,我国进入现代发展阶段的时间还比较短,因而需要向他们学习的东西还很多,其中就包括会议规则的制定和应用。即便到了现在,我们的很多会议,或者缺少明确的规则,或者缺乏对于规则的敬畏。

罗伯特对于会议规则事无巨细的描述,多少有些超出很多中国人阅读的耐心。他不仅会对常见问题制定出相应的规则,比如主席、发言人、提问者等,就连我们不常用到的动议、复议等等,都有详尽的叙述。

会议,从某种意义上说,就是一个将人类群体面对面交流的事情仪式化的过程。因此,罗伯特十分重视会议过程中的仪式化问题,因为仪式化可以使参与者对于会议本身产生敬畏感。

会议就是该时代及其相关政治、经济、文化等发展状况的一个投影。那么,从目前我们会议的组织方式中,看到的是一个怎样的投影呢?


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