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洽谈全案会议服务前应该询问哪些问题?
更新时间:2019-08-19 10:38  作者:  点击次数:117

在论述之前,先界定几个概念:

什么是项目?

我把项目定义为必须在既定的时间内完成的具有明确目标的群体行为。举例:你自己备考不算项目,但是如果是班主任组织学员备考,就属于项目行为(考试有时间,目标是学员通过考试,行为是群体参与)。

什么是全案会议服务项目?

一般来讲,除了会议各类审批报备、演讲人邀请、议题内容和经费落实等核心事务由主办方负责之外的,需要包揽确保一个会议成功的落地执行的事务就是全案类服务项目。

为什么凡是项目均需要做方案?

方案可繁可简,但凡是项目均需要方案。为什么需要方案?前面说了,在规定的时间集体行为达到特定的目的的活动就是项目。这就涉及到项目信息的传递,目标一致,不要跑偏,所以需要共同的文件;也涉及到成本可控和风险可控,便于预测成本掌控风险;此外,大多数主办方全包会议服务,说明主办方的主业不是会展类,业主(甲方)也需要看方案,是否是自己要的东西。所以总结一下:方案具有信息传达、预测和控制成本、沟通需求、控制风险的目标。

做方案之前需要与业主明确一些基本问题,这就是本文要谈的核心内容:

MICE销售、BD、KA在承接一个全案业务之前,不能立马就做方案,否则做了也是白做。必须要面谈1个小时以上,才能梳理出业主想要的东西以及会议的轮廓概貌。

另外,应该与客户的决策人(或决策人的一手代理人,越是接近权力的顶端,获得的信息和知识越多,需求也越是精准,因为每个人的理解不一样,每往下传达一个层级,信息呈现指数级衰减或者变形)。只有与决策者有一次详细的沟通:摸清会议的基本情况和特点、主要服务内容、判断出需求的真实性、有效性和紧迫性,才能评估是否值得做、做多深、预判项目组配备什么团队和服务,才能预测报价和收费标准。否则就是浪费时间,几个工作日的准备都是昂贵的成本。

需要与业主摸清或界定什么问题?

以下是一些常见的需要问清的问题,特别是业主不是那么专业或没有做过会议的时候:

第一问:问清会议的基本情况:

询问并记下会议的名称、拟定时间和意向地点(场所)、预期规模。询问主办方、承办方、支持方的关系(有出钱的,有出力的,有出名气的,有给公章的…..),这又涉及到谁是最终买单的买家,谁是过账的,谁是名义上的主办,谁说了算等。如果是体制内的会议,还涉及到需要主管部门的报批和审批,如果他们只是一厢情愿,那就是八字还没一撇,走程序需也要走很久的,紧迫性和真实性程度很低。(如果办了几年的会,可以问问以往服务商是谁,有哪里不满意的)

第二问:为什么要办这个会?

为什么办这个会?即目标和目的(Goals & Objectives,整个CMP考试的核心就是围绕这个来策划与服务)。很多销售忽视这个问题的重要性,以为关我啥事,给钱办事就行。这个问题是核心问题,至少知道主办的题图和目的。

当然,有经验的销售在问出第一问会议的基本情况的时候,就能估摸出业主的意图。除了常规的员工大会、客户大会、学术研讨会等不同会议满足不同目的之外,业主办会目的是千奇百怪:有的专家八十华诞要办一场学术会;有学校校庆有签字仪式要办会;有开业、周年庆或里程碑仪式活动要配套会议,不同的会议可以看得出其目标和关注点。

尽管任何人都说三有:有体验、有脸面、有内容,但是预算是有限的。这就需要把钱用在刀刃上。

如果是展中会,问到几个问题基本就可以结束了,因为展中会一般是主办方自己搞定,或者委托合作伙伴搞定,或者让赞助方搞定。其战略重点事办好展会,会议只是锦上添花,不会花额外的钱请外包的,因为重要资源和精力用于采购商体验和大展商的体验。

第三问:出席会议的最高领导人是谁

出席会议的都有谁,行业、职业、身份等?再就是明确最高领导人(业主方的最高领导和业主邀请参加的贵宾的最高领导),是不是一把手参加,一般而言一把手参加的会议,经费比较有保障,花钱不会太抠,因为省钱的风险太大,不会太纠结经费,领导满意不出问题是第一大追求,层级越低,能撼动的经费越少,呈现出指数级递减的趋势。

一般而言,以学术会举例,医院和学校一把手(院长和校长)当主席和牵头人的会议,经费比较有保障。因为能量较大,协调的资源较多,都得买面子。院系和科室主任办的会,经费就捉襟见肘,能不亏就是万事大吉。

第四问:会议究竟有多大规模?

尽管基础信息已经告诉了会议的规模和出席人员是哪些。但当问到会议规模的时候,通常都要在主办方预期会议规模上打折,因为往往主办方都会高估自己的影响力,过于自信的较多。不同会议,数量变化不会太大,社团类会议不具备强制性,所以人数变化和不可控太大,企业内部会议和政府会议规模比较有保障,因为具有强制参加性质。所以,除了规模之外,需要问清群体属性,是一个企业内部明确的必须来的还是分散的不一定有义务来的人?(有的销售带回来的没有过滤的信息,回来后交给接待部门预定酒店数量就很容易产生超预定风险,attrition risk)。

再就是,否要时付费赴注册费的会议?这个问题可以判定观众招募的难度。如果是第一次办这样的会,就要更当心,因为业主没有经验过度自信自己的号召力。而如果办了好几届,就要拿到以往的真实参会数量作为参考依据。

第五问:谁买单、谁说了算?

现代社会很直接,这个会议有了眉目,组织架构也有了,谁来买单,怎么付款,是否招标?准备找几家询价?哪些部门是直接服务部门等。

买单的人不一定是直接签订合同付款的人(此人也许只是代理人),而是有权决定经费拨付的人。找到了最终买家,还要问经费来源如何?有专项经费吗,有年度预算吗?还是要通过市场化运营筹集?如果是市场化筹集,问题比较大。

对于企业而言,有经费保障,又是里程碑事件或大的周年庆会议,经费有保障,因为大领导会出席。如果是协会和企业办会需要拉赞助才能举办的会就很难。如果要拉赞助,是否要参与招商?这也要评估自己的实力。

对于协会而言,全国性的协会能级大于地方,年会影响力大于特定专业委员会的会议(少数特别牛的新兴优势专业除外)。为协会包办会议不能指望第一次就赚钱,第一次应该是证明价值为主,目的是赢得信任,赢得未来的持续服务,做Core-PCO,PCO的目标是成为core-pco,即赢得独家年度服务的协会越多越好,再多都不嫌少。

以上问题结束之后,基本大问题比较清楚了:谁,为什么办会,钱哪来,谁来参加,如果一路顺利,如果是我的菜,继续,不是我的菜,game over。具体如何商务谈判,因人而异,不是本文讨论的范围。

以上谈得好,双方有意,可以继续问,怎么问?

第六问:明确会议中策划服务的界限Define Service Scope

既然大会主体构架已经有了,需要进一步细化,明确责任和义务。承担的责任越多,工作越多,投入的人力越多,所以服务费和策划费收的越多。很多业主认为付了服务费就全包,这是错误的,应该分清服务内容包含哪些内容:

所以需要问清以下问题:只需问清楚YES or NO,或者谁负责即可。即便问清楚了,回去可以做一个初步的方案(适可而止,不能做得太细,除非有意向协议)和初步预算匡算(Preliminary Budget),预算只有经过几轮才能逐步精确。

1)是否有主重大同期活动计划:如,开幕式、议程、欢迎晚宴等,是否要做方案;

2)是否有大会用餐、住宿、用车、机票等接待方案(如果是付费请来的客人,则主办方要定接待标准、定名单,服务方按标准落实执行;如果是散客自行付费,需要提供价格和预订工具,或推荐预订渠道(服务商);

3)是否要提供演讲人、VIP,和其他参会代表邀请或推广计划;

4)是否要做媒体宣传推广方案(媒体是会议的核心资源之一);

5)是否要提供设计、制作方案(主办方要明确要求)

6)是否需要会议现场服务管理,即,搭建布置、餐饮协调、各类供应商管理,嘉宾接待,现场注册接待等;

7)是否考虑了工作人员招募及培训方案(一定要明确哪些工作是主办方必须亲自出面的,如VIP和演讲人的接待、商务宴请、验收、现场决策秘书处等,出于礼节和法律,这些工作不建议服务方代劳;

8)还有大量志愿者、安保、后勤保障是需要主办方承担费用的,第一次就明说,避免后面反复纠结;

9)….. (略)

总结和复述一下:以上大的框架可以引导业主回答YES或NO,会议的基本需求也就比较清楚了,难易程度也就比较有数了,可以做一个初步方案和预算测算preliminary proposal。但是要做出进一步的方案和报价还需要对服务内容和双方全责进行进一步的界定,或获得服务意向书之后再做。如何界定呢?第二次或第三次见面(假设服务方已经获得服务意向),就双方权责义务进行书面梳理(书面确认是必不可少的),谈好了之后还不行,回去之后要将权责义务以邮件进行书面确认,否则价格没办法报,方案没办法做:

1)大会申报

业主需向自己的上级打报告、批预算(外企也不例外,政府和国企就更不用说了)。

2)会议服务委托授权书以及服务协议

经进一步洽谈,双方协商服务合同的草拟与签订;合同签订后乙方制作会议的精确预算和详细方案(预算和方案可作为合同附件,但要明确服务内容和收费标准)。

3)合作单位联系

由业主牵头联系确定合作单位、其它单位出席的领导,乙方负责跟进联络。比如搜集合作单位的LOGO、信息,用于背景板、会刊等制作物设计(该笔费用计入秘书处服务费之中)。

4)设计及制作

业主要提供基础素材稿和设计需求,乙方负责设计制作。前期需要有设计制作清单(交付物品清单,这个业务公关和广告公司最熟悉了),注意设计费和制作费要分开。

5)人员邀请

这个可以计入秘书处费用之中,按工作量报价。

6)媒体邀请和文案服务

文案有数百份,新闻稿、主持稿、司仪稿、汇报稿,工作量很大,还要界定哪些谁写,做一个文档交付清单。媒体还要界定谁来请,媒体清单、媒体监测报告。这个活儿公关和传播公司很在行。

7)大会现场执行

(邀请业主彩排是必不可少的,具体省略)

8)演讲人、VIP、嘉宾邀约及现场管理

中外演讲人的前期联络沟通(规范性的协商、需求、协议、资料搜集等),发送演讲人邀请函、协议、演讲人须知等等;演讲人须知发送及时到位;机票预订,住宿安排、接机(站)、餐饮等礼遇;演讲费支付;确认所有演讲人名单和接待;催场、时间提示;PPT搜集及管理,事无巨细,很容易出错,需要专人管理。

9)会议期间会场、茶歇、用餐、住宿管理

(略)

10)大会住宿、交通接待方案

(略)

11)大会秘书处行政工作

特别要注意界定工作范围,具体内容略

12)财务管理

事后审计事宜、汇率、尾款滞纳金、通货膨胀风险等算谁的(略)

13)工作机制

双方的项目负责人、签单人、响应时间(科技企业叫做SLA, Service Level Agreement)、汇报沟通机制、项目分工(注意业主和自己的人要逐一对应),具体略。

明确收费模式

收费模式在第一次就要谈好,不要浪费彼此时间,毕竟不是谈恋爱,一定要摊开来说。

服务费费率、设计费标注、增值税、代收代支处理、现场落地人员的费用(区别秘书处费用)、服务费不包含的清单……


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