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撰写政府大会方案的几个要点
更新时间:2019-08-14 09:36  作者:  点击次数:151

尽管都是会议,但是政府会议和商业性或公司会议大不一样。不然的话,也不会存在一个政府会议专家协会(Society of Government Meeting Professionals)。鉴于越来越多的政府也乐于外包会议服务,而很多从业者还没有适应政府方案的套路,现特此总结几个关于政府会议方案的要点:

政府会议有哪些特殊点和关注点?

1.强调规范和程序大于灵活性

1)多层审核,报告无处不在

2)参与部门众多,决策复杂

3)强调等级秩序

2.强调安全、合规大于创意性

1)政治、礼仪、外交、意识形态安全是第一安全要义

2)人员和财产安全是基本要求

3)吃住行接待与消费的合规

3.注重社会和政治效应大于经济效益

1)社会和政治影响力

2)媒体报道

3)高层领导关注

政府会议需要做方案吗?

回答是肯定的,政府会议的方案无处不在。方案是灵魂是核心,领导最关心最要看的是方案,且每个层级领导看的方案还不一样。

政府会议分为哪些方案?

竞标标书方案(给业务看)、执行方案(工作人员看)、汇报方案(领导看)是基本的三大类。

政府会议方案用什么文件格式?

不同于企业会议,政府会议通常需要书面文字版本,尤其是word版本的方案为主。为什么是word? 这是由政府属性决定的:规范、正式、程序、合规、安全是政府方案的关键词。尽管政府放啊也需要创意和亮点,但本质上不能喧宾夺主。

政府会议方案有什么格式?

1.竞标方案的格式

严格上按照招标文件的格式来写,如果文件没有说清具体格式,就需要按照会议的服务内容和板块来写。具体而言,分为以下几个部分:

1)会议的基本情况

总体会议情况简介或描述、会议目标的理解、成功的定义、服务理念、服务内容和标准的定义

2)实施方案

主题演绎、口号策划方案

主形象、排位图及衍生物方案

议题、演讲人、日程方案

参会代表招募、宣传推广及现场注册方案      

会议场地使用方案(含设施设备、会场布置)

开闭幕式幕式暨全体会议方案(含座次、合影、展位等)

全体大会与分会场方案

展示空间布置与管理方案

餐饮方案(酒会、午餐、茶歇等)

嘉宾接待方案(吃住行以及行程和接见、会见方案)

与会代表接待方案(或交通、住宿单独的方案)

现场管理方案(现场注册、签到、门禁、证件管理)

志愿者管理方案

媒体宣传与接待方案

风险预案和应急管理方案

后勤保障方案(通讯、医疗等)

3)项目报价(略)

4)项目管理计划

项目组成员、分工

时间进程表、里程碑计划

项目风险管理流程

5)服务保障

服务实施质量保证措施说明

售后服务内容及措施说明

技术配备和资质说明

6)总结和建议

(有头有尾、首尾呼应)

把以上内容做完,基本上是100页起步。

2.执行方案的格式

执行方案就是比竞标方案更具体的可照单干活的执行脚本(略)

3.汇报方案的格式

汇报方案基本上每个层级关心的事务不一样,先问清楚主要听取汇报的领导是谁,问清领导关心何种事务。不同领导,希望了解的侧重点不一。一般而言,需要包含如下主要情况:

会议的总体进展汇报(1页纸能说清楚的)

主要议程和会场安排

重要嘉宾、开闭幕式嘉宾和演讲人落实情况(或名单)

参会人员情况(或名单)

预算执行情况

希望领导出席的活动清单和动作

工作组组建和筹备情况

希望领导协调的事务和重要决策

最后,关于汇报的准备,特此说明一下:汇报材料字体字号参照党政机关公文格式国家标准。汇报材料A4纸张2-3页比较合适,领导时间很精贵,只需回答上述要点即可;提前请资深人士审核一下汇报材料;注意会前要打印足量的汇报材料,提前放置其座位;主汇报人1位且必须是高层或熟悉政府套路的灵活练达之士,还要能随机掌握汇报进度和要点;补充者可以1-2位且是专业人士为宜。在向领导汇报的时候,文字版打印配上PPT是必须的(如果会议室配了投影设施),所以需要做两份文件,一份word,一份PPT。

世事洞明皆学问,人情练达皆文章。要点简单,主要就看经验和应变了。


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