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招展工作该怎样开展?
更新时间:2018-09-03 08:56  作者:  点击次数:239

展会招展工作,一直是主办企业关注的热点。招展工作是整个展会运作工作的核心部分,也是其它各环节工作最终成效的集中体现。一场展会的成功,招展工作至关重要。关于招展工作的重点、策略、价值与意义历来学术界研究已久,且各大龙头企业多年市场摸索下,大都有着自己独到的、相对固定的招展方式方法。

但会展行业是个包容性极强综合度极高的复合型产业,也意味着行业本身会受到诸如科技/营销趋势/经济环境/政府政策等等,多方面的影响。所以招展工作也必须要随着会展业发展与时俱进。本文将围绕招展方案、招展注意事项两个方面作简要阐述。希望对各位读者老爷能有所启示。

展会招展:办展机构通过各种方法和渠道邀请展览题材所涉及的企业及观众到展会现场参展的工作过程。

招展,简单点说也即是邀请。

但简单的背后如上文所述,是主办企业其它各环节工作总体规划、全面部署的集中体现。招展工作开始前,必定要先制定工作计划——招展方案,其内容涉及十分繁杂,方方面面林林总总可以归纳为以下几个方面:

1、 行业信息分析

从宏观上介绍和指出展览题材所在行业在全国的分布特点,指出各地区的产业发展状况,介绍该产业的企业结构状况及分布情况,这些内容是制定招展方案的重要依据。因此,这部分内容一定要密切结合产业实际,科学分析,力求准确无误。

2、 招展工作的分工安排

依照招展工作各方面的内容特点,主要工作有划分展区展位、编写并发送招展函、与参展商联系沟通、整体工作协调部署等,分配安排人员负责相应工作,要求做到工作定量、权责定人、人员定岗、制度清晰明确。

3、 主办的价格预算策略:招展支出费用预算、展位/广告的定价收入预算。

主要分为两个方面,一是支出层面,对各项招展工作的费用支出作出初步预算,以便会展能及时、合理地安排各种所需要的费用支出;一是收入层面,对展会的广告位、展位定价,列明会展的招展价格及制定该价格的依据。招展价格是招展方案的核心内容之一,也是对招展工作有重大因素之一,招展价格要合理,价格水平不能太高,也不能太低。

4、 招展营销宣传

展会的营销宣传网络体系构建及运营维护,是招展工作的重中之重,一般而言此项工作可以划分为确立主要媒介合作伙伴(如展览机构、协会商会、名企、政府部门、网络等)及次要其他媒介的合作使用(电话、邮件、指定特定的媒体报道、线下人员推广等)这两个重点。

5、 招展代理

招展代理商是展会招展工作的重要主体组成部分,可能是一个极具招展潜力的公司、协会、商会、相关媒体或者是外国驻华使馆商务处等机构或组织。对会展招展代理的选择、指定和管理等作出安排。对代理佣金水平及代理招展的地区与权限作出规定。

6、 招展的进度把控

对会展的各项招展工作进度作出总体规划和安排,以便控制会展招展工作的进程,确保会展招展成功。主要可从三个方面入手:参展商招展效果、展位分配数量、协助参展商安排参展时间。

一份合格的、有效的、优秀的招展方案,应当涵盖上文提到的六项工作重点,并切实对每一项重点做出合理的、科学的工作安排:及时有效地把控招展进度,落实人员分工权责安排,招展工作自然能够进行地有条不紊,且收益可期。

在制定招商方案时,关于招商方案中提到的招商代理、项目用人分工这两项工作尤其需要注意这里予以单独列明,特别指明。

招展代理

在展会的招展过程中,如果能够寻找到支持及协助单位作为对口的合作单位,组团作为展览会的招展代理,将是一个非常不错的选择,(如行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体、主办单位的分支机构、办展机构(公司),还有是海外的代理机构(国际展))也是招展成功的重要环节。

寻找招展代理不及能够行成资源优势互补、提高信息传递效率、降低招展成本、扩大招展效益,更能为展会的成功圆满提供保证。

人员分工安排

招展环节的人员分工,建议可以从以下几个方面考虑人员与岗位职责的适配情况,以便达到最优的人员配比:1、语言沟通能力2、业务知识能力3、健康条件4、员工性格因素考虑。


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